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Moiz's journal

プログラミングやFPGAなどの技術系の趣味に関するブログです

Onenoteとの組み合わせでOutlook+GTDの弱点を克服する

OutlookGTD

ライフハックの九割は時間の無駄、残りのほとんどもたいして益がないが、中にはごく希に良い物も含まれている。私が使っているのは、もはや定番すぎてここに書くのも恥ずかしいが、GTD (Getting Things Done)だ。GTDの中身については本家David Allen氏のGetting Things Done「はじめてのGTD ストレスフリーの整理術」)を参照していただくとして、ここではOutlookGTDを使う際の問題点と、不完全ながらその対処法について書いてみる。
注意点:これはあくまで私の環境での動作報告であり、同様の環境で必ず動作することを保証するものではありません。試される方は各ツールのマニュアルに従い、ご自分の判断でご使用ください

Outlookの問題点

ここまで書いておいてなんだが、OutlookGTDの相性はあまり良くない。一応本家David Allen氏のホームページではOutlookを使ったGTD実践ガイドもダウンロード販売されてはいるが(https://secure.davidco.com/store/catalog/Setup-Guides-p-1-c-263.php)、もともとGTD向けに作られたツールではないのでいろいろと微妙な問題が出てくる。大きな問題はステータスの設定ができないこととプロジェクトが扱えない事だろう。ステータスの方は、私はそれほど重要視していないし、なんならカテゴリー(Outlook Setup Guideではコンテクストに使われる事になっている)にステータスも加えることだって出来る。対してプロジェクトの方は、GTDでは「二つ以上のアクションで構成される物」という非常にシンプルな定義になっており、大概の「やらなきゃいけないこと」は「プロジェクト」になってしまうほど重要なものだ。にも関わらず、Outlookにはプロジェクトを扱う機能がない。じゃあGTDに使わなきゃいいんじゃないのと言いたいところだが、職場で指定されているなどの理由で否応なしに使わざるを得ない人も多いのではないだろうか。(逆に、もしそうでなければ、素直にWebベースのGTD対応ツールなどを使った方が良いと思う。)

Outlook上でのプロジェクト

Outlook Setup GuideではプロジェクトをOutlookカテゴリーとして定義して、プロジェクトから派生するアクションを個別のOutlookタスクとして定義することを薦めている。プロジェクトと各アクションを直接つなげる機能はOutlookからは提供されないので、ワークアラウンドとしてタスクの名前にキーワードをいれる方法が提案されている。例えば、

  • カテゴリー: .Project
  • タスク:旅行の計画

に対して

  • カテゴリー:@Computer
  • タスク:ホテルの予約-旅行

などとアクションを立てる方法だ。この場合「旅行」がキーワードになる。
ただし、この方法をとるにはいちいちキーワードを覚えておく、毎回入力する、アクションが終わったら自力でもとのプロジェクトを探してアップデートする、という面倒がつきまとう。良いキーワードを常時見つけるのは大変だろうし、気をつけないとアクションが終わったのにプロジェクトに反映されないプロジェクト迷子現象が起きてしまう。

Onenoteとの組み合わせ

Outlook単体で解決が難しいプロジェクトだが、Onenoteと組み合わせると解決方法が見えてくる。
Onenoteは言わずと知れた何でもノートだが、代表的な機能は強力なリストだろう。しかもこのリストの項目はタスクとしてOutlookにリンクすることができる。この強力なリスト機能をGTDのプロジェクトとして使ってしまおうというのが今回の方法だ

  • まずGTD専用のノートブックを作る
    • とりあえず、GTD Projectという名前をつけた
  • 1つのプロジェクトにつき一つのノートを作る
  • プロジェクト名をノートのタイトルにする
    • 「夏休みの旅行」というプロジェクト名にしてみる
  • プロジェクトをOutlookのTaskとして登録
    • HomeからOutlook Task、Customを選択。(またはShift + Ctrl + K)
    • カテゴリーを.Project、日付を希望の日時に設定

これでプロジェクトができた。あとは、アクションを追加していく

  • ノート内にアクションやその他の情報をリストとして書き出す
  • 次のアクションを選び、タスクとして登録


OutlookOnenoteのアカウントを設定していれば、これでOutlookの方にもプロジェクトとタスクが登録されているはずだ。

あとは終わったタスクのフラッグをクリックして完了させたり、プロジェクトの次の項目を新たにタスクとして登録したりすることができる。
この方法の良い点は、Outlook上のTaskからもとのプロジェクトが参照できること
タスクをクリックするともとのOnenoteのノートへのリンクが現れるので、このリンクをクリックすればもとのプロジェクトにたどり着く。これで、アクションを終了したのにどのプロジェクトの項目か忘れて進行が滞ってしまう自体を防ぐことができる。

(2013年6月26日追記)複数PC間の同期について

(コメントで指摘があったので、複数PC間の同期について書いておきます。)
職場など、Outlookを使わざるを得ない状況ではExchangeサーバーとOutlookが同期されているケースが多いと思うが、その場合Outlook上に登録されたタスクはOnenoteから派生した物であってもExchangeサーバーに反映されているようだ。私自身は出先でのタスク確認を行う必要がある場合はExchangeサーバー経由で携帯電話かOutlook Web Accessからタスクの確認を行っている。ただし、Onenoteに保存されているプロジェクト情報が同期されているわけではないので、プロジェクト自身の参照や編集はオリジナルのOnenoteプロジェクトが保存されているPC上で行う必要がある。このあたりもし解決策が見つかったらまた改めて記事を更新したい。

まとめ

Onenote上にノートを作成しOutlookタスクとして登録することで、GTDのプロジェクトとして利用することができる